Современное деловое сообщество сталкивается с высоким потоком информации, которую необходимо обрабатывать и хранить в соответствии со всеми правилами и законами. Электронный документооборот — это новое объединяющее понятие, которое предполагает использование специальных программных комплексов для обработки, хранения и передачи электронных документов с помощью специализированных интернет-систем.
Что это такое и каковы преимущества?
Электронный документооборот — это комплекс программных и технологических решений, созданных для оптимизации процессов работы с клиентами, поставщиками и контрагентами. Такой комплекс позволяет автоматизировать процессы внутреннего учета, планирования, мониторинга, управления и маркетинга, обеспечивая максимальную эффективность бизнес-процессов.
Главными преимуществами электронного документооборота являются:
— Сокращение времени на оформление документов; — Автоматизация объемных процессов; — Оперативный доступ к информации; — Уменьшение рисков и ошибок.Основные кейсы электронного документооборота
Становление информационного общества и появление новых технологий привели к тому, что ЭДО стал стандартом. На рынке бизнес-решений СБИС плюс 24 представляет скептическую, но реалистическую методологию реализации электронного документооборота. Система, которая была разработана, позволяет интегрировать ЭДО плавно в ряд процессов от финансовых и бухгалтерских до производственных и транспортных. Подробнее об интеграции можно узнать в интернете https://sbisplus24.ru/products/elektronniy-dokumentooborot.
Кейсы, где классическая схема работы без приложений и проверок не работает, как раз такие, в которых принцип «заказали — получили» не годен. К примеру, это могут быть разнообразные производители смартфонов, для которых очень важен быстрый доступ к документации, адаптация к нормам и стандартам других стран и стандартизация контентов.
Автоматизация бизнес-процессов
Чтобы использование ЭДО было максимально эффективно, необходимо оптимизировать сложные и повторяющиеся задачи, которые занимают слишком много времени или требуют большого количества ресурсов. Главной задачей при автоматизации бизнес-процессов является их определение и систематизация. Разработчики СБИС плюс 24 доходят до наиболее качественного и эффективного исхода путем моделирования всех возможных процессов.
Конечная цель — уменьшить количество ошибок путем автоматического контроля, уменьшить время выполнения процессов и снизить затраты на персонал, одновременно облегчая выполнение задач и повышая качество обслуживания клиентов.
Повышение безопасности и снижение рисков
Среди преимуществ использования ЭДО можно назвать возможность повышения уровня безопасности путем централизованной обработки данных, создания единой базы данных и защиты от несанкционированного доступа. Помимо этого, целый ряд процессов подлежит контролю со стороны компаний. Введение норм в законодательство и усиление административной ответственности для организаций за их несоблюдение позволит устранить пробелы в системе и позволит избегать дополнительных рисков.
Статистика
Становление мультимодальных систем открывает для ЭДО новые возможности — создание надежных способов автоматической передачи данных, их анализ и использование в бизнесе.
Основываясь на статистике и показателе эффективности электронного документооборота, можно сделать вывод о его большом потенциале для оптимизации внутренних процессов и развитии бизнеса.