В 2026 году не ожидается значительных изменений в формировании показателя среднесписочной численности работников. Расчет осуществляется на основании закона, принятого в 2020 году. В нем определены правила расчетов и заполнения форм, которые необходимо представлять в ФНС.
Что такое среднесписочная численность
Среднесписочная численность, сокращенно ССЧ, представляет собой среднее количество сотрудников, работавших в организации в течение определенного времени. Обычно этот показатель предоставляется за календарный период, равный кварталу, полугодию, 9 или 12 месяцам. Он указывается в отчетности при расчете РСВ (страховых взносов) и 4-ФСС (страховые взносы по травматизму). Данные передаются РСВ в налоговую службу.
Не менее значим подсчет для работодателей. Зная итог, владелец бизнеса может определить, сколько сотрудников необходимо для эффективной работы, планировать сокращение штата или, наоборот, набор новых кадров.
Важно помнить, что среднесписочная численность рассчитывается по количеству сотрудников, имеющих трудовые договоры. В список не включаются работники:
- находящиеся в декретном отпуске или по уходу за ребенком;
- находящиеся в учебном отпуске и получающие от компании стипендию;
- внешние совместители, работающие на предприятии в свободное от основной занятости время;
- уволившиеся без предварительного уведомления работодателя;
- военнослужащие, адвокаты;
- переведенные на службу за границу или в другую организацию;
- единственный учредитель предприятия;
- собственники компании, не получающие заработную плату.
Беременные женщины, находящиеся в отпуске по усыновлению младенца или по уходу за собственным ребенком, также не учитываются в отчетности. Исключение составляют сотрудницы, работающие неполный рабочий день и получающие пособие от государства.
Существует также средняя численность, в которой учитываются все работники, заключившие трудовые договора, внешние совместители, сотрудники с оформлением ГПХ — договора гражданско-правового характера. Для отчетности в РВС используется ССЧ.
До 2020 года индивидуальные предприниматели или компании должны были составлять и подавать отчетность в ФНС отдельным документом по окончании года. ООО, зарегистрированные в течение года, отправляли отчет сразу после регистрации в ФНС. После изменений, внесенных в статью НК РФ № 80, не требуется составлять отдельный документ для налоговой — информация ежеквартально поступает в налоговую службу из расчетов страховых взносов.
Как теперь подаются сведения о ССЧ
С 2020 года показатель, который представляется в РСВ, должен указываться на титульном листе. Форма была утверждена 06.10.2021 приказом ФСН за № ЕД-7-11/875. Корректировка формулировки принята 19.05.2022 — № ЕД-7-11/413. Новая форма решает вопрос указания ССЧ в головной компании, имеющей обособленные подразделения.
Поле не требуется заполнять, когда от подразделений поступают самостоятельные отчеты, которые отражаются в информации головной компании. Данные о среднесписочной численности также выводятся на титульный лист при отправке в 4-ФСС.
Кто обязан сдать отчет
Обязанность рассчитывать и предоставлять данные возложена на ИП с сотрудниками, а также на все организации, включая новые, как без штата, так и со штатом. Не нужно отправлять информацию 4-ФСС и РСВ индивидуальному предпринимателю, который в период отчетного года не нанимал штатных работников.
В какие сроки предоставляют информацию
Установлен следующий порядок подачи отчетов в налоговые органы:
- в электронном виде до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом;
- в бумажной форме до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Отчеты сдаются по итогам квартала, полугодия, 9 или 12 месяцев. Форма зависит от числа работников. В компании, где количество сотрудников не превышает 10 человек, возможно предоставление документации в бумажном формате.
Этот показатель влияет на ограничения, установленные для патентов или упрощенной системы налогообложения. Число работников на патенте не должно превышать 15, а на упрощенной системе налогообложения — 130. При превышении числа сотрудников компании придется изменять систему налогообложения.
Шаблон можно скачать у нас.
Бланк
Как рассчитать
Если за отчетный период состав коллектива не изменился, достаточно учесть их количество. Когда в течение отчетного временного промежутка предприятие покинули работники или были приняты новые, рекомендуется использовать пошаговую инструкцию для определения показателя. Поэтапный расчет ССЧ выполняется в 3 шага.
Шаг 1 — расчет сотрудников на полном рабочем дне:
- Определяют количество персонала в расчетном периоде и учитывают, даже если время отработано частично по причине отпуска или болезни.
- Складывают количество работников за каждый день месяца или квартала. Полученную сумму делят на число дней в календарном периоде.
- По этой методике вычисляют ССЧ для каждого месяца, квартала или другого временного промежутка.
Пример: в апреле 14 дней работало 18 сотрудников, 16 дней — 15 человек. Общая сумма — 14×18 + 16×15 = 492. Подсчитывают ССЧ — 492:30 (число дней в апреле). За апрель = 16,4.
Шаг 2 — расчет работников на неполной ставке:
- Определяют, сколько часов отработано в каждом месяце сотрудниками, работающими неполный рабочий день.
- Полученную сумму делят на значение, полученное умножением дневной нормы рабочих часов на количество рабочих дней в этом месяце.
Пример: на неполной ставке работают 3 человека. В июне они отработали вместе 176 часов. В компании 8-часовой рабочий день. В июне было 22 рабочих дня. Используют формулу: 176: (8×22) = 1. За июнь 1 человек на неполной ставке.
Исключение из правил составляют несовершеннолетние, работающие в опасных условиях и с частичной занятостью по инициативе работодателей. Для них ССЧ определяется с перерасчетом в полную занятость.
Шаг 3 — расчет всех работников:
- Складывают показатели среднесписочной численности работников с полным и неполным рабочим днем. Округляют итоговое значение до целого.
- Делят полученное значение на число месяцев в указанном календарном периоде и снова округляют результат.
Пример: в январе 8 человек, в феврале 7,5, в марте 9. Общую сумму за квартал делят на 3: 24,5:3 = 8,16. Округляют результат, получают за квартал 8 человек.
В России используется единая формула для определения ССЧ за отчетный период. Метод был утвержден 22.11.2017 года Приказом Росстата.
Несоблюдение сроков подачи в РСВ может привести к штрафным санкциям в размере 5–30% от неуплаченного своевременно взноса. Минимальная величина штрафа составляет 1000 рублей. Если отчет в 4-ФСС не был предоставлен, штрафы составляют 5% от взносов по травматизму, должностные лица могут быть оштрафованы на 300–500 рублей.